今年11月初，北京市人力資源和社會保障局正式發(fā)出了《關(guān)于推進電子勞動合同相關(guān)工作的實施意見》，國家也從今年年初開始陸續(xù)推出各種關(guān)于電子合同的發(fā)文，這其實已經(jīng)釋放出了電子簽約蓬勃發(fā)展的強烈信號。

雖然有不少企業(yè)已經(jīng)開始積極行動，但仍有不少企業(yè)的人力資源共享服務(wù)中心還在觀望，我們了解到這些沒有行動的人力資源共享服務(wù)中心并不是不知道這些趨勢，而是出于種種顧慮，猶豫不前。

當前，人力資源共享服務(wù)中心的管理決策者會面臨哪些挑戰(zhàn)呢?

今天我們就基于目前了解到的人力資源共享服務(wù)中心遇到的問題，給出相應的回答和建議，希望能夠幫到大家。

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)一：法務(wù)部門不同意

在不少企業(yè)中，特別是外企，非常注重合規(guī)，因此許多決定都需要有法務(wù)部門的意見。但法務(wù)部門的工作目標主要是為了規(guī)避法律風險，因此應對風格通常以保守為主。

公司的法務(wù)部門通常都會基于之前的案例和經(jīng)驗，提出在過往的案例中不少地方法院要求公司提供紙質(zhì)合同。雖然國家已經(jīng)有相關(guān)發(fā)文，但是不能確保全國這么多城市的地方法院都認可電子合同。

正是因為這些原因，在公司中當我們?nèi)プ稍兎▌?wù)部門是否支持上電子合同時，最后得到的結(jié)果，往往是還需要考慮研究。

建議一：

在數(shù)字化時代，由于信息爆炸，法務(wù)有時也不一定能獲取最及時的信息，因此我們可以加強溝通。

例如，我們可以及時分享國家最新相關(guān)發(fā)文及電子合同認可案例給我們的法務(wù)部門，保持相對頻繁的溝通，讓法務(wù)部門意識到電子簽約的趨勢和實判案例的信息。

同時我們也要讓法務(wù)了解電子合同的實名認證和不可篡改性，其實會更進一步降低蘿卜章、虛假合同等法律風險。

從上上簽的實際案例來看，目前共有109個法院、4個仲裁委有公司勝訴案例，公司統(tǒng)計入冊的判決案例總數(shù)超200個(入冊去除重復案例。如果不去重，公司實際案例數(shù)超600個)。

由此我們也可以看出，電子簽約在中國的法律效應已是毋庸置疑了。上上簽目前已經(jīng)在各行業(yè)都有了應用案例，也可以提供同行業(yè)實施電子合同的案例給到HR幫助HR提供更多參考給到法務(wù)部門。

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)二：不知如何說服業(yè)務(wù)獲取支持

通常HR在和業(yè)務(wù)負責人溝通時，業(yè)務(wù)經(jīng)常會說現(xiàn)在不用電子簽約，不也在正常運作嗎?用了系統(tǒng)又是一筆開銷，你們HR團隊還是這些人，能為公司帶來什么好處?

如果HR沒有做好充足準備的話，往往不知道如何回答才能說服業(yè)務(wù)。

建議二：

其實有很多業(yè)務(wù)領(lǐng)導并沒有對每一份紙質(zhì)簽署文檔從紙張、打印到快遞的成本有直觀感受。

如果我們把相關(guān)的數(shù)據(jù)分析分享給到業(yè)務(wù)領(lǐng)導其實就能讓業(yè)務(wù)領(lǐng)導產(chǎn)生直觀印象，那就是綜合來看電子簽約的成本為紙質(zhì)簽署成本的10-20%左右。完全可以降低日常運營成本。

對于省下的人力時間，HR也完全可以基于業(yè)務(wù)的痛點，告訴業(yè)務(wù)領(lǐng)導可以有更多時間來為業(yè)務(wù)提供更高價值的服務(wù)。

例如：在實施電子簽約前，受制于紙質(zhì)文檔簽署的要求，共享服務(wù)中心的HR在各種證明、合同等文檔的審批、打印、蓋章、郵寄等工作上就要花費不少低價值的重復勞動時間。而電子簽約可以促使共享服務(wù)的重心逐步向人員招聘和發(fā)展上移動，這些都是業(yè)務(wù)所希望看到的。

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)三：員工擔憂電子簽約的法律效力和個人隱私

在推行電子簽約時，從員工角度來看最擔心兩方面：

一方面員工擔心電子簽約是不是真的有法律效力，是否所有的政府、銀行等部門都接受電子合同等文件，會不會耽誤自己辦事。

另一方面，由于大家的個人隱私保護意識越來越強，擔心通過實名認證來簽署，是不是會有數(shù)據(jù)泄露或者個人信息被濫用的問題。

建議三：

其實這些擔憂目前來說已經(jīng)沒有必要，以電子簽約的形式簽署的勞動合同、工作證明，收入證明、離職證明、員工手冊等已經(jīng)得到了政府機關(guān)、法院、銀行等機構(gòu)的認同。

特別是對于那些異地員工，由于沒有了繁瑣的快遞、復印、簽字等冗余操作，極大提升了辦理個人相關(guān)事務(wù)的效率。

在個人信息保護上，我們也可以強調(diào)第三方電子簽約廠商在個人隱私保護上的專業(yè)性。例如：上上簽有ISO27018個人隱私保護認證的證書，確保客戶隱私的安全。同時個人數(shù)據(jù)在平臺都會經(jīng)過國密算法進行加密，給予雙重保險。

基于以上分析，建議在設(shè)計與員工的溝通和宣傳時，對于員工擔心的問題一定要在溝通內(nèi)容中重點清晰地說明如下內(nèi)容，打消大家的疑慮：

電子合同和證明已經(jīng)被政府、銀行等機構(gòu)廣泛接受;

電子簽約將幫助大家從低價值工作中解脫出來，聚焦個人價值的提升;

電子簽約供應商嚴格的個人隱私保護認證和加密措施將確保每位員工的個人信息安全;詳情可參考→上上簽為你整理了5個常見的電子簽約問答

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)四：電子簽約是否可以真正完全無紙化

對于HR共享服務(wù)中心管理者來說，還會有一個擔心是引入電子簽約后是不是可以真正推動完全無紙化，不要到時在哪些環(huán)節(jié)因為各種原因還要保留紙質(zhì)文檔，那就會是重復工作，影響效率和效果。

建議四：

在數(shù)字化時代HR要對最新市場實踐和技術(shù)保持隨時關(guān)注，這樣就可以讓自己了解到行業(yè)上的一些最佳實踐。

目前，在電子簽約的技術(shù)上已經(jīng)完全可以實現(xiàn)員工全流程管理無紙化，勞動合同、Offer協(xié)議、各類證明、員工手冊、保密協(xié)議等等，都是可以通過電子簽約的方式來進行，而無需保存任何紙質(zhì)文檔。

很多企業(yè)還基于電子簽約技術(shù)和公司人事系統(tǒng)的對接，實施了一鍵入職，員工異地入職只需要一個手機就能完成所有的入職操作。有了技術(shù)保障，人力資源管理者完全可以大膽地推進電子簽約在公司內(nèi)部的應用。

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)五：HR合同專員擔心因技術(shù)提效而失去工作

有負責公司員工入離職手續(xù)辦理及合同簽訂工作的HR可能會擔心以后都是電子簽約，那我現(xiàn)在做的這些工作以后不需要我了，是不是會失業(yè)啊。

建議五：

這確實是比較實際的擔心，但也是不得不正視的問題。

收發(fā)管理合同不僅會耗費HR部門合同專員的時間精力，不利于個人發(fā)展，對企業(yè)“人效”的提升也是一種阻礙。同時隨著人口紅利的消失，企業(yè)可以減少人工成本，降低重復性工作的出錯率。

當前“人效”已經(jīng)成為2020年企業(yè)的核心關(guān)鍵詞，疫情正在加速淘汰那些組織能力弱的企業(yè)。人大商學院周禹教授提出，科技+組織與人的融合創(chuàng)新發(fā)展，是當前及未來最具生命力和最具想象力的一個發(fā)展趨勢，也是改造組織、改造人才管理最具潛力的方式。

所以對HR來說，要積極擁抱變化，借助科技的力量從簡單重復的工作中解脫出來去思考更有價值的事情。當利用技術(shù)讓我們不再需要做重復工作時，我們就可以進一步貼近業(yè)務(wù)和員工，思考如何幫助業(yè)務(wù)發(fā)展人才，幫助員工提升體驗，這才是能真正提升HR個人價值和競爭力的發(fā)展方向。

同時對企業(yè)而言，上線電子簽約無論是從降低人員成本還是促進業(yè)務(wù)創(chuàng)新來看都是可持續(xù)發(fā)展的舉措。

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？結(jié)語

綜上所述，最后對于企業(yè)人力資源共享服務(wù)中心在電子簽約的技術(shù)應用發(fā)展上提出如下的建議：

看清趨勢

國家對于各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大力推動，讓我們看到無紙化電子簽約勢在必行。有了對于這個大局的判斷，就可以讓我們有信心通過順應趨勢，事半功倍地借此東風加速人力資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

積極行動

只有想法還不夠，現(xiàn)在各家企業(yè)的動作都非常迅速，因此如果現(xiàn)在不積極主動求變，將來有一天就很有可能會被動淘汰。因此，人力資源共享服務(wù)中心不能總是停留在固有的流程設(shè)計上，而是要引入數(shù)字化技術(shù)來進行持續(xù)改進。

思維升級

對HR來說一定要持續(xù)提升自己的思維和格局，思考如何才能擺脫重復勞動，修煉自己的敏捷應變能力。因為將來的時代是變化的時代，我們只有通過技術(shù)賦能才能讓自己立于不敗之地。

價值提升

對于人力資源共享服務(wù)中心而言，由于天然有著系統(tǒng)支持和數(shù)據(jù)積累的優(yōu)勢，又是離每一位員工最近的支持部門，因此，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型時代，我們更應該將人力資源共享服務(wù)中心定位成人力資源數(shù)字化和員工體驗中心。這也會讓人力資源共享服務(wù)中心在HR團隊中成為更重要的角色。

電子簽約可以進一步打通HR全流程的在線化，這也意味著所有的過程都可以通過數(shù)字化的方式得以記錄。例如對于所有的電子文檔的簽署數(shù)量、類型、時間、頻率都可以有準確的記錄，這為后續(xù)人力資源共享服務(wù)中心全面進行大數(shù)據(jù)查詢和分析進一步積累了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

從人力資源數(shù)字化系統(tǒng)應用方向來看，如果你還在猶豫整體的規(guī)劃應該如何實施，其實電子簽約不失為一個很好的輕量級切入點，還等什么，趕緊開始行動吧!

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